Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie unsere Website phronora.de besuchen, uns kontaktieren oder mit uns geschäftlich in Kontakt stehen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen entnehmen Sie den nachfolgenden Abschnitten.

Abgrenzung zur Phronora Web App

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website phronora.de sowie für die geschäftliche Kommunikation mit Phronora. Für die Nutzung der Phronora Web App unter app.phronora.de gilt eine eigene, gesonderte Datenschutzerklärung; die dortigen Verarbeitungen, insbesondere die Durchführung von Interviews, sind nicht Gegenstand dieses Dokuments.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie diese aktiv eingeben, etwa über unser Kontaktformular, bei einer Terminbuchung oder wenn Sie uns eine E-Mail schreiben. Darüber hinaus erfassen unsere IT-Systeme beim Besuch der Website automatisch technische Daten wie Browsertyp, Betriebssystem und Zeitpunkt des Zugriffs. In begrenztem Umfang erheben wir berufliche Kontaktdaten auch aus öffentlich zugänglichen Quellen, wenn wir Sie im geschäftlichen Kontext ansprechen. Näheres finden Sie im Abschnitt Geschäftskontakte und Ansprache aus öffentlichen Quellen.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Die Daten dienen der technisch fehlerfreien Bereitstellung der Website, der Beantwortung Ihrer Anfragen, der Anbahnung und Abwicklung von Geschäftsbeziehungen sowie der Organisation und Nachbereitung unserer geschäftlichen Kommunikation.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten sowie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung. Darüber hinaus steht Ihnen ein Widerspruchsrecht sowie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

2. Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen der geschäftlichen Kommunikation ist:

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten sind wir derzeit weder nach Art. 37 DSGVO noch nach § 38 BDSG verpflichtet; ein Datenschutzbeauftragter ist daher nicht benannt. Bei datenschutzrechtlichen Anliegen wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte Kontaktadresse.

3. Hosting

Diese Website wird bei einem externen Dienstleister gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf dessen Servern gespeichert. Hierbei kann es sich insbesondere um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten sowie Websitezugriffe handeln.

Zweck: Bereitstellung und Auslieferung der Website über ein weltweites Content-Delivery-Netzwerk. Die Auslieferung an Besucher aus Europa erfolgt regelmäßig über Serverstandorte innerhalb der Europäischen Union; eine Verarbeitung in den Vereinigten Staaten kann jedoch nicht ausgeschlossen werden.

Der Einsatz erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen, sicheren und schnellen Darstellung unserer Website. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Der Anbieter ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und stützt sich für die Übermittlung in die Vereinigten Staaten ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO.

4. Server-Logfiles

Der Provider dieser Website erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Sicherheit unserer Website; hierzu müssen die Server-Logfiles erfasst werden.

Speicherdauer: Unser Hoster hält diese Protokolldaten nur für sehr kurze Zeit vor und löscht sie anschließend automatisch. Die Vorhaltezeit beträgt nach den Vorgaben des Anbieters eine Stunde.

5. Cookies und Einwilligung

Wir verwenden Cookies und vergleichbare Speichertechnologien. Beim ersten Aufruf unserer Website erhalten Sie ein Einwilligungsbanner, über das Sie selbst entscheiden, welche Kategorien Sie zulassen möchten. Bis Sie eine Entscheidung getroffen haben, werden keine einwilligungsbedürftigen Cookies gesetzt und es werden keine Daten an Drittanbieter übermittelt.

Wir unterscheiden folgende Kategorien:

• Technisch notwendig: erforderlich für den sicheren Betrieb der Website, insbesondere zur Speicherung Ihrer eigenen Cookie-Entscheidung. Diese Speicherung ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Externe Inhalte: Einbindung des Buchungskalenders von Calendly. Wird nur nach Ihrer Einwilligung geladen. Näheres im Abschnitt Terminbuchung.
• Statistik: Reichweitenmessung mit Google Analytics. Wird nur nach Ihrer Einwilligung geladen. Näheres im folgenden Absatz.

Für alle einwilligungsbedürftigen Kategorien ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Ihre Einwilligung ist freiwillig und für die Nutzung der Website nicht erforderlich.

Sie können Ihre Auswahl jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ändern oder widerrufen. Klicken Sie hierzu im Fußbereich jeder Seite auf Cookie-Einstellungen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Eine vollständige Übersicht der eingesetzten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Cookies zu Werbe- oder Marketingzwecken setzen wir nicht ein. Wir binden keine Werbenetzwerke ein und erstellen keine geräteübergreifenden Nutzungsprofile.

Die auf der Website verwendeten Schriftarten werden lokal von unserem eigenen Server ausgeliefert. Eine Verbindung zu Servern Dritter, etwa zu Google Fonts, findet hierfür nicht statt.

Reichweitenmessung mit Google Analytics

Zur Analyse der Nutzung unserer Website setzen wir Google Analytics 4 ein, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics verwendet Cookies, die eine Auswertung der Benutzung der Website ermöglichen. Erfasst werden insbesondere aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefährer Standort, Gerätetyp, Browser und die Herkunft des Zugriffs. Vollständige IP-Adressen werden nicht gespeichert; die IP-Adresse wird ausschließlich kurzzeitig zur groben Standortbestimmung verarbeitet und nicht protokolliert. Die Speicherdauer der Nutzungsdaten beträgt 14 Monate.

Rechtsgrundlage ist ausschließlich Ihre Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; ohne Ihre Einwilligung werden weder Cookies gesetzt noch Daten an Google übermittelt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen im Fußbereich jeder Seite widerrufen. Mit Google besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in die Vereinigten Staaten kann nicht ausgeschlossen werden; Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und stützt sich ergänzend auf die Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO. Eine Zusammenführung der Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt; die Funktionen Google-Signale und Datenfreigabe an Google sind deaktiviert.

6. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular einschließlich der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.

Verarbeitet werden dabei die von Ihnen eingegebenen Daten:

• Vorname und Nachname (freiwillige Angabe)
• E-Mail-Adresse (Pflichtangabe)
• Unternehmen (freiwillige Angabe)
• Inhalt Ihrer Nachricht

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Empfänger: Die über das Formular übermittelten Daten werden an unser E-Mail-Postfach übermittelt und dort weiterverarbeitet. Da unser Postfach mit unserem System für das Kundenbeziehungsmanagement verbunden ist, wird Ihre Anfrage dort ebenfalls gespeichert. Näheres finden Sie in den Abschnitten 8 und 10.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt, etwa nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage. Zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen, bleiben unberührt.

7. Terminbuchung

Auf unserer Website haben Sie die Möglichkeit, direkt einen Gesprächstermin mit uns zu vereinbaren. Hierfür nutzen wir den Dienst Calendly.

Zweck: Bereitstellung eines Buchungskalenders zur Vereinbarung von Terminen. Verarbeitete Daten: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, der gewählte Termin, Ihre Zeitzone, gegebenenfalls weitere von Ihnen freiwillig gemachte Angaben sowie technische Daten wie IP-Adresse und Geräteinformationen.

Der Buchungskalender wird erst geladen, nachdem Sie eingewilligt haben. Bis dahin sehen Sie an seiner Stelle einen Platzhalter mit einem entsprechenden Hinweis, und es wird keine Verbindung zu Calendly aufgebaut. Erst wenn Sie aktiv auf die Schaltfläche klicken oder die Kategorie Externe Inhalte im Einwilligungsbanner aktivieren, wird der Kalender geladen. Dabei wird eine Verbindung zu den Servern des Anbieters hergestellt, Ihre IP-Adresse und Geräteinformationen werden übertragen und es können Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden.

Rechtsgrundlage für das Laden des Kalenders und die damit verbundene Speicherung auf Ihrem Endgerät ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Cookie-Einstellungen im Fußbereich widerrufen. Für die anschließende Verarbeitung der von Ihnen im Buchungsvorgang eingegebenen Daten ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Terminvereinbarung der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dient.

Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Der Anbieter ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und stützt sich ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO.

Speicherdauer: Die von Ihnen im Buchungsvorgang angegebenen Daten verarbeiten wir für die Abwicklung des Termins und die anschließende Geschäftsanbahnung. Wir löschen sie, sobald sie hierfür nicht mehr erforderlich sind, spätestens ein Jahr nach dem letzten Kontakt mit Ihnen. Die Laufzeiten der beim Laden des Kalenders gesetzten Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Sie können einen Termin auch ohne Einwilligung vereinbaren, indem Sie uns eine E-Mail an kontakt@phronora.de senden.

8. Kommunikation per E-Mail, Telefon und Videokonferenz

Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren oder wir Sie kontaktieren, werden Ihre Angaben einschließlich aller daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Gleiches gilt für die Durchführung von Online-Besprechungen.

Verarbeitet werden insbesondere Name, Kontaktdaten, Unternehmenszugehörigkeit und Funktion, Inhalt und Zeitpunkt der Kommunikation sowie organisatorische Termindaten.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Weitere Einzelheiten zur Verarbeitung im Rahmen der E-Mail-Kommunikation, insbesondere zu Empfängern, Speicherdauer und Ihren Rechten, finden Sie in den Abschnitten 10 bis 12 sowie 14 bis 16 dieser Datenschutzerklärung. Eine gesonderte Datenschutzerklärung für die E-Mail-Kommunikation gibt es nicht; die Hinweise in unseren E-Mails verweisen auf diese Seite.

Microsoft

Anbieter: Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland, sowie verbundene Unternehmen.

Zweck: Betrieb unserer E-Mail-Postfächer über Microsoft 365 sowie Bereitstellung von Microsoft Teams für Kommunikation, Zusammenarbeit und Online-Besprechungen. Verarbeitete Daten: Kommunikationsdaten, Meeting- und Termindaten, technische Metadaten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittstaaten kann nicht ausgeschlossen werden; der Anbieter ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und stützt sich ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO.

Slack

Anbieter: Slack Technologies Limited, Dublin, Irland, beziehungsweise verbundene Unternehmen der Salesforce-Gruppe.

Zweck: interne Kommunikation und projektbezogene Abstimmung innerhalb von Phronora. Verarbeitete Daten: organisatorische Projektdaten sowie Kontakt- und Kommunikationsdaten, soweit sie Gegenstand der internen Abstimmung sind.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten internen Zusammenarbeit. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Vertragspartner ist die irische Gesellschaft; eine Verarbeitung durch verbundene Unternehmen in den Vereinigten Staaten kann gleichwohl nicht ausgeschlossen werden. Der Anbieter ist über die Salesforce-Gruppe nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und stützt sich ergänzend auf die Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.

9. Aufzeichnung und Nachbereitung von Gesprächen

Online-Besprechungen mit Interessenten und Geschäftspartnern führen wir über Microsoft Teams durch. In einzelnen Fällen zeichnen wir solche Gespräche auf und lassen ein Transkript erstellen, um sie im Nachgang zuverlässig dokumentieren zu können.

Verarbeitete Daten: Bild- und Tonaufnahme der Besprechung, das daraus erstellte Transkript, Angaben zu den Teilnehmenden sowie Zeitpunkt und Dauer der Besprechung.

Eine Aufzeichnung erfolgt niemals heimlich. Wir starten sie bereits vor Beginn der Besprechung, sodass Microsoft Teams sie Ihnen unmittelbar beim Betreten des Besprechungsraums und während der gesamten Dauer sichtbar anzeigt; zusätzlich weisen wir Sie zu Beginn des Gesprächs ausdrücklich darauf hin. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie erteilen, indem Sie das Gespräch in Kenntnis dieses Hinweises fortsetzen. Ihre Einwilligung ist freiwillig. Widersprechen Sie, beenden wir die Aufzeichnung sofort und löschen eine bereits entstandene Aufnahme; das Gespräch findet dann ohne Aufzeichnung statt, Nachteile entstehen Ihnen dadurch nicht. Sie können Ihre Einwilligung auch später jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Die Transkription der Besprechung erfolgt über die Transkriptionsfunktion von Microsoft Teams. Aufzeichnung und Transkript werten wir anschließend KI-gestützt aus, um die wesentlichen Inhalte und Ergebnisse des Gesprächs zusammenzufassen und zu dokumentieren; der hierfür eingesetzte Dienst ist in Abschnitt 11 beschrieben. Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO umfasst die Aufzeichnung, die Transkription und diese Auswertung. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO ist damit nicht verbunden.

Speicherort ist die von uns genutzte Microsoft-365-Umgebung. Aufzeichnung, Transkript und die daraus erstellte Zusammenfassung löschen wir, sobald sie für die Nachbereitung und die Dokumentation der Geschäftsbeziehung nicht mehr erforderlich sind, spätestens ein Jahr nach dem letzten Kontakt mit Ihnen. Häufig löschen wir früher. Widerrufen Sie Ihre Einwilligung, löschen wir Aufzeichnung und Transkript unabhängig von dieser Frist.

Findet keine Aufzeichnung statt, halten wir lediglich die wesentlichen Inhalte des Gesprächs in einer eigenen Gesprächsnotiz fest und hinterlegen diese beim jeweiligen Kontakt in unserem System für das Kundenbeziehungsmanagement. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Nachvollziehbarkeit und Kontinuität unserer geschäftlichen Beziehungen.

Die vorstehenden Angaben gelten gleichermaßen für Gespräche mit Interessenten und für Termine mit bestehenden Kunden.

Interviews, die im Auftrag unserer Kunden in der Phronora Web App durchgeführt werden, sind von diesem Abschnitt nicht erfasst; hierfür gilt die gesonderte Datenschutzerklärung für die Web App.

10. Kundenbeziehungsmanagement (CRM)

Zur Verwaltung unserer Geschäftskontakte, zur Dokumentation der Kommunikation und zur Organisation von Vertriebsvorgängen setzen wir ein cloudbasiertes System für das Kundenbeziehungsmanagement ein.

HubSpot

Anbieter: HubSpot, Inc., Two Canal Park, Cambridge, MA 02141, USA, sowie verbundene Unternehmen. Da wir ausschließlich die kostenfreien Dienste (Free Services) von HubSpot nutzen, ist nach den HubSpot-Vertragsbedingungen die US-amerikanische Gesellschaft unser Vertragspartner. Das von uns genutzte Portal wird technisch in der EU-Datenregion des Anbieters (Instanz eu1) betrieben; eine vertragliche Zusicherung, dass eine Verarbeitung ausschließlich in der Europäischen Union erfolgt, besteht jedoch nicht.

Zweck: Verwaltung von Kontakt- und Unternehmensdaten, Dokumentation von Anfragen, Gesprächen und Terminen sowie Organisation der Geschäftsanbahnung. Verarbeitete Daten: Name, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmen, Funktion, Kommunikationsverlauf und Notizen zum Kontaktverlauf sowie organisatorische Termindaten.

Unsere E-Mail-Postfächer sind mit diesem System verbunden. Dadurch wird die mit Ihnen geführte E-Mail-Korrespondenz einschließlich ihres Inhalts dem jeweiligen Kontakt automatisch zugeordnet und dort gespeichert, damit der Verlauf der Geschäftsbeziehung für uns nachvollziehbar bleibt.

Wir versenden über dieses System keine Newsletter oder sonstigen Marketing-E-Mails. Eine Messung des Öffnens oder Anklickens unserer E-Mails findet nicht statt; die entsprechende Nachverfolgung ist deaktiviert. Wir binden auch keinen Besucher-Zählcode dieses Anbieters auf unserer Website ein und verwenden keine Formulare des Anbieters.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer geordneten, nachvollziehbaren und effizienten Verwaltung unserer Geschäftskontakte. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in die Vereinigten Staaten kann nicht ausgeschlossen werden; der Anbieter ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und stützt sich ergänzend auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO.

Diese Verarbeitung betrifft primär unsere eigenen Geschäfts- und Kontaktdaten. Über die Postfachanbindung wird zudem organisatorische Korrespondenz mit Teilnehmenden von Interviews erfasst, etwa Einladungs- und Zugangsnachrichten. Soweit dies Personen betrifft, für die wir im Auftrag unserer Kunden tätig sind, ist der Anbieter als Unterauftragsverarbeiter in die Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung mit den betreffenden Kunden aufgenommen. Interviewinhalte, Transkripte und Knowledge Pages aus der Phronora Web App werden in diesem System nicht verarbeitet.

11. KI-gestützte Bearbeitung geschäftlicher Kommunikation

Zur Bearbeitung unserer geschäftlichen Kommunikation setzen wir einen KI-gestützten Dienst ein. Er wertet Inhalte aus, fasst sie zusammen und bereitet Antworten vor. Über denselben Dienst werten wir auch die Transkripte aufgezeichneter Besprechungen nach Abschnitt 9 aus.

Anthropic

Anbieter: Anthropic Ireland, Limited, Dublin, Irland, als Vertragspartner für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum; Muttergesellschaft ist die Anthropic PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA.

Zweck: KI-gestützte Auswertung, Zusammenfassung und Vorbereitung von Antworten im Rahmen unserer geschäftlichen Kommunikation sowie Zusammenfassung und Nachbereitung von Transkripten aufgezeichneter Besprechungen. Verarbeitete Daten: Inhalte und Metadaten der jeweiligen Kommunikation, insbesondere Name, geschäftliche Kontaktdaten und Nachrichteninhalt, sowie Transkripte aufgezeichneter Besprechungen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer effizienten und qualitativ hochwertigen Bearbeitung geschäftlicher Vorgänge. Soweit Transkripte aufgezeichneter Besprechungen ausgewertet werden, stützt sich die Verarbeitung zusätzlich auf Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gemäß Abschnitt 9.

Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die übermittelten Daten werden nicht zum Training der Modelle des Anbieters verwendet. Eine Übermittlung in die Vereinigten Staaten kann nicht ausgeschlossen werden; hierfür sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO vereinbart. Der Anbieter ist nicht unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich daher ausschließlich auf die Standardvertragsklauseln. Eine Beschränkung der Verarbeitung auf die Europäische Union ist beim Anbieter nicht wählbar; die Verarbeitung erfolgt auf weltweit betriebener Cloud-Infrastruktur, insbesondere in den Vereinigten Staaten. Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses verarbeitet und nach dessen Beendigung innerhalb von 30 Tagen gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die inhaltliche Prüfung und die Entscheidung über eine Antwort erfolgen stets durch einen Menschen.

Diese Verarbeitung betrifft primär unsere eigene Geschäftskommunikation. Soweit in aufgezeichneten Besprechungen mit Kunden Inhalte aus dem jeweiligen Auftrag zur Sprache kommen, ist der Anbieter als Unterauftragsverarbeiter in die Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung mit den betreffenden Kunden aufgenommen. Ein Zugriff auf Interviewinhalte, Transkripte oder Knowledge Pages aus der Phronora Web App findet nicht statt.

12. Geschäftskontakte und Ansprache aus öffentlichen Quellen

Im Rahmen der Geschäftsanbahnung verarbeiten wir in begrenztem Umfang auch personenbezogene Daten, die wir nicht bei Ihnen selbst erhoben haben. Wir informieren Sie hierüber gemäß Art. 14 DSGVO.

Kategorien personenbezogener Daten: Name, berufliche Funktion und Position, Unternehmenszugehörigkeit, geschäftliche Kontaktdaten sowie öffentlich verfügbare Informationen zum beruflichen Tätigkeitsfeld.

Herkunft der Daten: Wir beziehen diese Daten aus dem beruflichen Netzwerk LinkedIn, aus öffentlich zugänglichen Unternehmenswebsites sowie aus Empfehlungen und Hinweisen aus unserem geschäftlichen Netzwerk. Kommerzielle Adressanbieter nutzen wir nicht.

Zweck: Kontaktaufnahme zur Anbahnung einer Geschäftsbeziehung sowie Information über unsere Leistungen im beruflichen Kontext.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Ansprache potenzieller Geschäftspartner im geschäftlichen Umfeld. Ihre Interessen haben wir dabei berücksichtigt: Wir verarbeiten ausschließlich berufsbezogene Daten, keine Daten aus dem privaten Lebensbereich und keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO.

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Direktwerbung jederzeit widersprechen. Nach einem Widerspruch verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr zu diesen Zwecken. Zur Umsetzung Ihres Widerspruchs speichern wir Ihre Kontaktdaten in einer Sperrliste, damit Sie von uns nicht erneut angesprochen werden.

Erhalten wir auf eine Ansprache keine Rückmeldung und besteht kein weiterer Anlass zur Kontaktaufnahme, löschen wir die betreffenden Daten spätestens ein Jahr nach dem letzten Kontakt.

13. Präsenz in sozialen Netzwerken

Wir unterhalten eine Unternehmensseite im beruflichen Netzwerk LinkedIn. Auf unserer Website befindet sich hierzu lediglich ein einfacher Verweis in Form eines Links. Beim bloßen Aufruf unserer Website werden dadurch keine Daten an LinkedIn übermittelt; eine Übermittlung findet erst statt, wenn Sie den Link aktiv anklicken.

Anbieter: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland.

Wenn Sie unsere Unternehmensseite bei LinkedIn besuchen, verarbeitet LinkedIn Ihre Daten in eigener Verantwortung nach seinen eigenen Datenschutzbestimmungen. Soweit wir von LinkedIn aggregierte Statistiken über die Nutzung unserer Seite erhalten, sind wir insoweit gemeinsam mit LinkedIn Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DSGVO. Auf die Verarbeitung durch LinkedIn selbst haben wir keinen Einfluss. Rechtsgrundlage für unsere Präsenz ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Außendarstellung und der Ansprache potenzieller Geschäftspartner.

Das Wesentliche der Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit hat der Anbieter im Page Insights Joint Controller Addendum festgehalten. Sie können es unter linkedin.com/legal/l/page-joint-controller-addendum abrufen. Danach übernimmt der Anbieter für die Seitenstatistiken die wesentlichen Pflichten aus der Datenschutz-Grundverordnung, insbesondere die Information der betroffenen Personen und die Bearbeitung von Betroffenenrechten. Anfragen zu den Seitenstatistiken können Sie sowohl an uns als auch unmittelbar an den Anbieter richten.

14. Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wird, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung haben.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt. Geschäfts- und Handelsbriefe bewahren wir gemäß § 257 HGB und § 147 AO sechs Jahre auf, Buchungsbelege acht Jahre. Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Während dieser Zeit ist die Verarbeitung der Daten eingeschränkt.

15. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Eine Weitergabe Ihrer Daten findet nur statt, soweit dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Empfänger sind die in dieser Datenschutzerklärung genannten Dienstleister sowie, soweit erforderlich, Steuerberater, Rechtsberater und Behörden im Rahmen gesetzlicher Verpflichtungen.

Soweit Daten an Anbieter mit Sitz außerhalb der Europäischen Union übermittelt werden, erfolgt dies nur, wenn ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt ist. Dies wird gewährleistet durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, insbesondere im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework, oder durch den Abschluss der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission gemäß Art. 46 DSGVO nebst ergänzenden Maßnahmen. Eine Kopie der jeweiligen Garantien können Sie über die oben genannte Kontaktadresse anfordern.

Ein Verkauf Ihrer Daten findet nicht statt.

16. Ihre Rechte

Ihnen stehen im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an kontakt@phronora.de.

Widerspruchsrecht

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Widersprechen Sie, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

17. Datensicherheit und Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- beziehungsweise TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von http:// auf https:// wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die Verschlüsselung aktiviert ist, wird eine unbefugte Kenntnisnahme der von Ihnen übermittelten Daten durch Dritte nach dem Stand der Technik erheblich erschwert. Einen absoluten Schutz vor jedem denkbaren Zugriff kann jedoch keine Übertragungstechnik gewährleisten.

Wir treffen darüber hinaus geeignete technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung oder gegen den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen, etwa bei der Einführung neuer Dienste. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Stand: 25.08.2026