Sicherheit und Datenschutz: Was mit den Interviewdaten geschieht

Ja. Jeder Vertrag mit Phronora enthält eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Sie ist fester Bestandteil des Vertrags, beides unterschreiben Sie in einem Dokument. Ihre Anhänge beschreiben die Verarbeitung, die technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie die Lösch- und Exportfristen.

Die Rechte an den Inhalten aus den Interviews bleiben bei Ihrem Unternehmen. An Wissensseiten, Transkripten und weiteren Ergebnissen erhalten Sie ein zeitlich, räumlich und inhaltlich unbeschränktes Nutzungsrecht. Interviewinhalte, Transkripte und Wissensseiten behandeln beide Seiten als vertrauliche Informationen.

Ihr Wissen nutzen wir nicht, um KI-Modelle zu trainieren.

Phronora wird vollständig in Europa gehostet. Wir arbeiten dafür mit unseren Partnern STACKIT, der Cloud der Schwarz Gruppe, und Microsoft Azure zusammen.

Was Sie mit uns erarbeitet haben, behalten Sie, was auch passiert. Die Wissensseiten liegen langfristig auf Ihrer eigenen Infrastruktur und bleiben dort, auch wenn Sie keinen Vertrag mehr mit uns haben.

Bei Phronora bleiben Transkripte, Wissensseiten und Nutzerkonten für die Laufzeit Ihres Vertrags gespeichert. Während dieser Zeit können Sie die Wissensseiten jederzeit im Markdown-Format exportieren.

Nach Vertragsende stellen wir Ihnen die Ergebnisse 90 Tage lang zum Export bereit. Danach werden die Daten bei uns gelöscht, auf Ihren Wunsch auch früher. Die Ausführung der Löschvorgänge wird protokolliert. Alle Fristen regelt die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, Einzelheiten beschreibt unser Löschkonzept, das Sie auf Anfrage erhalten.

Wenn Ihr Unternehmen einen Betriebsrat hat, empfehlen wir, ihn früh einzubeziehen. Ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG kann schon bestehen, wenn eine Software objektiv geeignet ist, Verhalten oder Leistung zu überwachen. In der öffentlichen Verwaltung kann entsprechend der Personalrat nach dem jeweiligen Personalvertretungsgesetz mitbestimmen. Ob und in welcher Form ein Mitbestimmungsrecht besteht, klären Sie mit Ihrer Arbeitnehmervertretung.

Phronora dokumentiert Wissen, nicht Personen. Diese Grenze steht im Vertrag.

Ihr Unternehmen sieht eine Wissensseite erst, wenn die interviewte Person sie freigegeben hat. Nicht freigegebene Seiten kann der Administrator Ihres Unternehmens weder einsehen noch exportieren, veröffentlichen oder selbst freigeben. Auf Transkripte hat er standardmäßig keinen Zugriff.

Die Interviews sind nicht anonym: Jede Wissensseite geht auf eine bestimmte Person zurück, die sie prüft und freigibt. Für die Gespräche mit Ihrem Betriebsrat stellen wir die Unterlagen zur Verarbeitung bereit und beantworten Fragen gern auch direkt.

Der Vertrag schließt aus, Interviews, Transkripte, Wissensseiten und sonstige Ergebnisse so zu verwenden:

• zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle einzelner Mitarbeitender
• zur Bewertung der Eignung oder Kompetenz einzelner Personen
• für Rankings oder Vergleiche von Mitarbeitenden
• als Grundlage für Personalentscheidungen wie Einstellung, Beurteilung, Beförderung, Vergütung, Versetzung oder Beendigung von Arbeitsverhältnissen
• für die automatisierte Bewertung von Personen oder eine Persönlichkeits- oder Emotionserkennung

Ihr Unternehmen ist Verantwortlicher. Phronora ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und verarbeitet die Daten nur auf Ihre dokumentierte Weisung.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheitsdaten, sind nicht Gegenstand der vereinbarten Verarbeitung. Ihr Unternehmen stellt sicher, dass solche Daten nicht gezielt in die Interviews eingebracht werden.

Anfragen betroffener Personen leiten wir unverzüglich an Sie weiter und unterstützen Sie bei der Beantwortung. Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten melden wir Ihnen unverzüglich, damit Sie Ihre Pflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO erfüllen können.

Ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, beurteilen Sie als Verantwortlicher. Phronora unterstützt Sie dabei und stellt auf Anfrage einen vorbereiteten Baustein für Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung bereit.

Die Teilnehmenden starten ihre Interviews im Browser, eine Installation ist nicht nötig. Freigegebene Wissensseiten lassen sich als Markdown exportieren oder über eine Schnittstelle abrufen.

Die vollständige Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen erhalten Sie auf Anfrage. Im Überblick:

• Die Anwendung ist nur über HTTPS mit TLS 1.2 oder höher erreichbar. Per HTTP Strict Transport Security werden Browser angewiesen, ausschließlich verschlüsselt zu verbinden.
• Zugänge sind persönlich und werden ausschließlich von Phronora eingerichtet, eine Selbstregistrierung gibt es nicht.
• Rechte werden rollenbasiert nach dem Prinzip der geringsten Rechte vergeben. Die Daten jedes Kunden sind logisch von denen anderer Kunden getrennt.
• Bei Phronora greifen nur autorisierte Personen auf Transkripte zu, soweit es für die Qualitätssicherung erforderlich ist. Jeder lesende Zugriff wird protokolliert.
• Die Datenbanken werden täglich automatisch gesichert. In Entwicklungs- und Testumgebungen werden keine Produktivdaten verwendet.

Nach eigener Einordnung ist die Anwendung von Phronora kein Hochrisiko-System im Sinne der KI-Verordnung (EU) 2024/1689.

Sie ist dafür bestimmt, Fach-, Erfahrungs- und Prozesswissen in KI-geführten Sprachinterviews zu erfassen, zu strukturieren und der interviewten Person zur Prüfung und Freigabe bereitzustellen. Sie ist nicht dafür bestimmt, Beschäftigte zu bewerten, zu überwachen oder Personalentscheidungen vorzubereiten. Diese Zweckbindung steht auch im Vertrag. Unsere Einordnung erläutern wir Ihnen gern im Gespräch.