Einarbeitung mit Erfahrungswissen beschleunigen
Einarbeitung mit Erfahrungswissen heißt: Neue Mitarbeitende lernen auch die Begründungen und Sonderfälle, die sonst nur erfahrene Kolleginnen und Kollegen kennen. Phronora ist ein KI-Startup aus Münster, das Erfahrungswissen in KI-geführten Sprachinterviews von rund 15 Minuten festhält und daraus Wissensseiten für die Einarbeitung und als Wissensbasis für KI macht. Neue schlagen dort nach, statt bei jeder Frage dieselben Kolleginnen und Kollegen zu unterbrechen.
Woran Sie das Problem erkennen
Typische Sätze aus Support, Anwendungsberatung und Projektierung:
Unsere Neuen werden ins kalte Wasser geworfen, weil niemand Zeit zum Anlernen hat.
Ihre Fachleute stecken selbst im Tagesgeschäft. Einarbeitung passiert nebenbei, zwischen Kundenterminen und Tickets, und vieles wird nur einmal mündlich erklärt.
Wie gut jemand eingearbeitet wird, hängt davon ab, wer einarbeitet.
Jede erfahrene Person erklärt anders und lässt anderes weg. Was eine neue Kollegin nach drei Monaten weiß, ist eher Zufall als Plan.
Die wenigen, die unser Produkt wirklich kennen, werden ständig gefragt.
Jede Rückfrage unterbricht genau die Menschen, die für schwierige Kundenfälle gebraucht werden. Mit jeder neuen Einstellung wird das mehr, nicht weniger.
So läuft es ab
Erfahrene Mitarbeitende sprechen ihr Wissen in kurzen Etappen ein, im normalen Arbeitsalltag. Neue lesen es als freigegebene Seiten nach, etwa in Ihrem Wiki oder Intranet.
- Schritt 1
Kick-off mit allen Teilnehmenden
Wir erklären allen Teilnehmenden, wie Phronora funktioniert, und räumen Bedenken aus. Gemeinsam besprechen wir, welche Fragen Neue in den ersten Monaten immer wieder stellen. Daraus ergeben sich die ersten Themen.
- Schritt 2
Einstieg mit wenigen aufbauenden Interviews
Die ersten, aufeinander aufbauenden Interviews verschaffen der KI einen Überblick über Aufgaben, Zuständigkeiten und typische Situationen der Person. Daraus ergibt sich, wo es sich lohnt, tiefer zu fragen.
- Schritt 3
Fachleute erzählen im Sprachinterview
Die Person startet ein Interview im Browser, wann es in den Tag passt, ohne Termin. Sie erzählt frei, die KI fragt nach Begründungen, Sonderfällen und Fehlern, die Neuen typischerweise passieren.
- Schritt 4
Wissensseite lesen, korrigieren und freigeben
Aus den Interviews zu einem Thema entsteht eine strukturierte Wissensseite. Die interviewte Person prüft sie, korrigiert bei Bedarf und gibt sie frei. Dabei kann sie im eigenen Transkript nachlesen, was sie gesagt hat.
- Schritt 5
In der Einarbeitung nutzen
Als Markdown in Ihr Wiki oder Intranet übernommen, werden die freigegebenen Seiten Teil des Einarbeitungsplans. Microsoft 365 Copilot oder ein interner Assistent können die Inhalte auch als Wissensquelle nutzen, sofern Ihr System eigene Quellen zulässt.
Was die KI im Interview fragt
Beispielfragen zur Einarbeitung. Die KI arbeitet keinen starren Katalog ab, sondern knüpft an das an, was die Person erzählt.
- 01:05Phronora
Was erklären Sie neuen Kolleginnen und Kollegen immer wieder, und warum ist das nicht selbsterklärend?
- 04:40Phronora
Welche Fehler passieren Neuen in den ersten Wochen typischerweise, und wie lassen sie sich vermeiden?
- 07:05Phronora
Woran merken Sie, dass ein Fall vom Standard abweicht?
- 10:40Phronora
Wie gehen Sie Schritt für Schritt vor, wenn ein Kunde mit einem typischen Problem anruft?
- 13:05Phronora
Was hätten Sie in Ihren ersten Monaten gern früher gewusst?
Was am Ende vorliegt
Eine Wissensseite je Thema, immer gleich gegliedert und freigegeben von der Person, deren Wissen darin steht.
Was Sie davon haben
- Neue finden viele Antworten selbst, ohne erfahrene Kolleginnen und Kollegen zu unterbrechen.
- Alle lernen aus derselben freigegebenen Grundlage, unabhängig davon, wer einarbeitet.
- Ihre Fachleute erklären ein Thema einmal gründlich statt immer wieder zwischen Tür und Angel.
- Planbarer Aufwand: Bei zwei Interviews pro Woche sind es laut Rückmeldung unserer Kunden höchstens etwa 45 Minuten pro Woche und Person, einschließlich Durchsicht.
- Die Seiten stehen auch für die nächste Einstellung bereit.
- Als Markdown exportiert, dienen dieselben Inhalte auf Wunsch auch Copilot oder einem internen Assistenten als Wissensquelle.
Worum es geht
Beim Einrichten eines Neukunden werden Grundeinstellungen festgelegt, die sich später nur mit Aufwand ändern lassen. Diese Seite beschreibt, welche das sind, warum sie wichtig sind und woran man Probleme früh erkennt.
Kernlogik
- Nummernkreise und Belegarten mit dem Kunden abstimmen, nicht aus dem Standard übernehmen. Sind erst Belege gebucht, lassen sich beide nur noch mit großem Aufwand ändern.
- Rechte nach Rollen anlegen, nicht nach Personen. Sonst muss bei jedem Personalwechsel neu eingerichtet werden.
- Vor dem ersten echten Beleg einen Testlauf mit typischen Vorgängen des Kunden machen.
Sonderfälle
- Kunden mit mehreren Standorten: vorab klären, ob Lager und Nummernkreise je Standort getrennt geführt werden.
- Wechsel aus einem Altsystem: offene Posten erst übernehmen, wenn die Buchhaltung des Kunden die Salden bestätigt hat.
Typische Fehler
- Standardwerte stehen lassen, weil sie plausibel aussehen.
- Nicht nach Sonderfällen fragen, etwa Teillieferungen oder abweichende Zahlungsbedingungen einzelner Kunden.
Einarbeitung klassisch oder mit Phronora
Drei übliche Wege, neuen Mitarbeitenden Erfahrungswissen zu vermitteln, im Vergleich.
| Kriterium | Mitlaufen und Nachfragen | Wiki oder Handbuch | Phronora |
|---|---|---|---|
| Aufwand für Ihre Fachleute | Bei jeder neuen Person von vorn | Hoch | Rund 15 Minuten je Gespräch |
| Erfahrungswissen | Nur, was gerade anfällt | Nur, was sich aufschreiben lässt | Auch Begründungen und Sonderfälle |
| Einheitlichkeit | Je nach Person, die einarbeitet | Je nach Autorin oder Autor | Feste Gliederung je Seite |
| Prüfung der Inhalte | Keine | Oft veraltet | Freigabe durch die interviewte Person |
Wie lässt sich die Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschleunigen, wenn das Wissen bei wenigen erfahrenen Mitarbeitenden liegt?
Viele Unternehmen haben Einarbeitungspläne, Schulungsunterlagen und ein Wiki. Was dort fehlt, ist das Erfahrungswissen: warum ein Kunde anders behandelt wird, woran man einen ungewöhnlichen Fall erkennt, welche Abkürzung später Ärger macht. Das lernen Neue bisher nur von erfahrenen Kolleginnen und Kollegen, deren Zeit knapp ist.
Dass Erfahrungswissen selten aufgeschrieben ist, hat einen Grund. Der Chemiker und Philosoph Michael Polanyi fasste ihn 1966 in seinem Buch The Tacit Dimension sinngemäß so: Wir wissen mehr, als wir sagen können. Nicht alles davon lässt sich in Worte fassen. Vieles aber schon, wenn jemand gezielt nachfragt. Genau das übernimmt im KI-geführten Sprachinterview die KI.
Phronora setzt deshalb an zwei Stellen an: Neue finden Antworten in freigegebenen Wissensseiten, ohne jedes Mal jemanden zu fragen. Und erfahrene Mitarbeitende halten ihr Wissen in kurzen Interviews fest, ohne wochenlang Handbücher zu schreiben.
Welches Wissen sollte für die Einarbeitung festgehalten werden?
Viel bringt Wissen, nach dem Neue immer wieder fragen und das in keiner Unterlage steht. Ein guter Startpunkt ist eine Liste der Fragen, die neue Kolleginnen und Kollegen in den letzten Monaten gestellt haben. Wer sie bisher oft beantwortet hat, ist meist die richtige Person für die ersten Interviews. Typische Themen:
- Im Softwarehaus: wie erfahrene Fachleute im Support einen Fehler eingrenzen, welche Einstellungen bei Neukunden Rückfragen auslösen, wie sich Besonderheiten einer Kundenbranche auf die Software auswirken.
- In der Industrie: wie die Projektierung eine Sonderanfertigung kalkuliert, welche Fragen der technische Vertrieb früh klären muss, wie die Anwendungstechnik bei einem untypischen Einsatzfall vorgeht.
- Überall: typische Fehler der ersten Monate, Sonderfälle, die nur ein paarmal im Jahr auftreten, und die Gründe hinter Regeln, die von außen willkürlich wirken.
Ersetzt eine Wissensbasis die Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen?
Nein. Mentoring, gemeinsames Arbeiten und Vormachen bleiben wichtig, gerade bei Handgriffen und Oberflächen, die man zeigen muss. Wissensseiten entlasten diese Gespräche: Grundlagen und wiederkehrende Fragen sind nachlesbar, und die gemeinsame Zeit bleibt für schwierige Fälle.
Fragen zur Einarbeitung mit Phronora
Wie viel Zeit kostet das unsere Fachleute?
Ein Interview dauert rund 15 Minuten und braucht keinen Termin. Wir empfehlen zwei Interviews pro Woche. Einschließlich der Durchsicht der eigenen Wissensseiten liegt der Aufwand laut Rückmeldung unserer Kunden bei höchstens etwa 45 Minuten pro Woche und Person.
Um wie viel verkürzt sich die Einarbeitung?
Eine belastbare Zahl dazu haben wir noch nicht, deshalb nennen wir keine. Wie lange eine Einarbeitung dauert, hängt von Rolle, Produkt und Vorerfahrung ab. Im Pilot sehen Sie an Wissensseiten aus Ihrem eigenen Haus, ob die Inhalte die Fragen Ihrer Neuen beantworten.
Wer sollte zuerst interviewt werden?
Am besten die Personen, die heute viele Fragen von Neuen beantworten, etwa erfahrene Fachleute aus Support, Anwendungsberatung, Projektierung oder technischem Vertrieb. Hilfreich ist, mehrere Personen aus demselben Wissensbereich zu benennen.
Wie nutzen Neue die Wissensseiten im Alltag?
Sie lesen sie als Teil ihres Einarbeitungsplans, etwa in Ihrem Wiki oder Intranet, und schlagen nach, wenn eine Frage auftaucht. Die Seiten sind einheitlich gegliedert, etwa in Worum es geht, Kernlogik, Sonderfälle und typische Fehler. Wer einen KI-Assistenten nutzt, kann die als Markdown exportierten Seiten dort als Wissensquelle anbinden.
Werden die Interviews zum Training von KI-Modellen genutzt?
Nein. Ihr Wissen nutzen wir nicht, um KI-Modelle zu trainieren. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist Teil jedes Vertrags.
Wie können wir das ausprobieren?
Im Pilot: ein Monat, fünf Personen, neun Interviews je Person, zusammen 45 Interviews von rund 15 Minuten, für 799 EUR netto als Festpreis. Kick-off, Einrichtung, Begleitung, Halbzeit-Feedback und Abschlussgespräch sind enthalten.
Danach entscheiden Sie in Ruhe, ob es weitergeht. Im Jahresvertrag vereinbaren wir ein Kontingent an Interviews: Je mehr Interviews Sie vereinbaren, desto günstiger wird das einzelne Interview.
Passend dazu
Wissenstransfer vor dem Ruhestand
Erfahrene Mitarbeitende erzählen vor dem Ruhestand in Sprachinterviews von rund 15 Minuten, was sie wissen.
Zum AnwendungsfallWissensbasis für KI und Copilot
Wissensseiten aus Sprachinterviews, als Markdown exportierbar für Copilot und interne Assistenten.
Zum AnwendungsfallTesten Sie Phronora in einem Pilot mit Ihrem Team.
Ein Monat, fünf Personen, ein Festpreis. Im ersten Gespräch klären wir in 30 Minuten:
- mit wessen Wissen Sie beginnen sollten,
- wie ein Pilot bei Ihnen konkret abläuft,
- was Datenschutz und Betriebs- oder Personalrat vorab brauchen.
