Wissenstransfer vor dem Ruhestand: Erfahrungswissen in kurzen Sprachinterviews sichern

Wie viele Beschäftigte gehen in Deutschland in den nächsten Jahren in Rente?

Bis 2040 erreichen rund 13,3 Millionen Erwerbspersonen in Deutschland das gesetzliche Rentenalter von 67 Jahren. Das sind 30 Prozent aller Erwerbspersonen des Jahres 2025 (Statistisches Bundesamt).

Viele Betriebe reagieren schon: Sieben von zehn beschäftigen bereits Mitarbeitende, die Rente beziehen. 68 Prozent dieser Betriebe nennen als Grund Wissenserhalt und Know-how-Transfer, in der Industrie 79 Prozent (Randstad/ifo).

Wie viel von ihrem Wissen nirgends aufgeschrieben ist, lässt sich nicht verlässlich beziffern. Für Unternehmen zählt die konkrete Frage: Wer geht in den nächsten Jahren, und welches Wissen hängt an dieser Person?

Quellen: Statistisches Bundesamt; Randstad/ifo

Warum braucht es Interviews, um Erfahrungswissen vor dem Ruhestand weiterzugeben?

Weil erfahrene Mitarbeitende vieles, was sie seit Jahren tun, nicht mehr von sich aus erklären. Der Philosoph Michael Polanyi hat es 1966 sinngemäß so gefasst: Wir wissen mehr, als wir sagen können. Was jemand über Jahrzehnte tausendfach gemacht hat, läuft automatisch ab. Viele Entscheidungen sind dann nicht mehr bewusst und fallen beim Aufschreiben unter den Tisch.

Dazu kommt der Fluch des Wissens: Wer etwas weiß, kann sich kaum noch vorstellen, wie es ist, es nicht zu wissen (Camerer u. a.). In Experimenten unterschätzten erfahrenere Personen stärker als weniger erfahrene, wie lange Neulinge für eine Aufgabe brauchen (Hinds). Eine Übergabe, die die erfahrene Person allein schreibt, setzt deshalb oft zu viel voraus.

Wie groß die Lücke sein kann, zeigt eine Befragung von 1.001 Beschäftigten in den USA: 42 Prozent des Wissens in Unternehmen liegt jeweils nur bei einer Person. Fällt sie aus, kann ihr Team diesen Teil ihrer Arbeit nicht übernehmen (Panopto/YouGov). Gezielte Fragen helfen, dieses Wissen zu heben: In einer Studie aus der Chirurgie ergab ein einziges Interview mit gezielten Nachfragen eine vollständigere und genauere Beschreibung eines Notfalleingriffs als die freien Schilderungen von neun anderen Chirurgen (Clark u. a.).

Genau darauf setzt Phronora: Die KI fragt nach konkreten Situationen, Ausnahmen und Begründungen, statt nur allgemeine Regeln abzufragen. So kommt das Wissen zur Sprache, das in keinem Übergabedokument stünde.

Quellen: Polanyi; Camerer u. a.; Hinds; Clark u. a.; Panopto/YouGov

Warum sollte Wissenstransfer nicht erst beim Abschied beginnen?

Der Ruhestand ist ein gut planbarer Anlass, aber nicht der einzige. Wissen fehlt auch, wenn jemand länger ausfällt, die Aufgabe wechselt oder kündigt. Kennt nur eine Person ein Thema, spricht man von einem Kopfmonopol.

Ein einmaliges Abschiedsgespräch reicht dafür selten: Es findet unter Zeitdruck statt und erfasst nur, was in einem Termin zur Sprache kommt. Phronora setzt deshalb auf einen laufenden Prozess: Schlüsselpersonen erzählen im Arbeitsalltag in kurzen Interviews, was sie wissen. Steht eine Übergabe oder Vertretung an, liegt ein Teil schon als Wissensseiten vor.

Typische Anlässe, bei denen das hilft:

• Ruhestand oder Kündigung
• Elternzeit und längere Abwesenheit
• Wechsel in eine andere Rolle oder Abteilung
• Themen, die nur eine Person kennt