Wissensbasis für KI und Microsoft 365 Copilot aufbauen, mit Erfahrungswissen aus erster Hand.

Warum antwortet Copilot zu internen Abläufen oft schwach?

Microsoft 365 Copilot, interne Sprachmodelle und RAG-Systeme kennen zu Ihren Produkten und Abläufen nur das, was in den angebundenen Quellen steht. Was nie aufgeschrieben wurde, fehlt in diesen Quellen. Fehlen Begründungen, Sonderfälle und Erfahrungswerte in den Quellen, bleiben die Antworten allgemein.

RAG-Systeme sind Anwendungen, die Antworten aus den eigenen Dokumenten eines Unternehmens ableiten. Sie geben wieder, was in diesen Dokumenten steht, auch wenn es veraltet oder unvollständig ist.

In einer Befragung von Vollzeit-Wissensarbeitenden in den USA hielten 77 Prozent es für wichtig, dass ihre KI das Unternehmenswissen gründlich versteht. Nur 21 Prozent glaubten, dass sie das tut (Atlassian).

57 Prozent der Unternehmen in Deutschland ab 20 Beschäftigten setzen KI ein, vor einem Jahr waren es 36 Prozent (Bitkom). Damit stellt sich in vielen Häusern dieselbe Frage: Woher bekommt die KI das Wissen über das eigene Unternehmen?

Quellen: Bitkom; Atlassian

Was können wir mit dem aufbereiteten Wissen alles machen?

Sobald die Erfahrung Ihrer Fachleute als freigegebene Wissensseiten vorliegt, ist es für KI aufbereitet. Und weil KI so vielseitig ist, lässt sich daraus viel mehr machen als nur eine Suche.

Die Wissensseiten exportieren Sie als Markdown und legen sie etwa in Ihrem Wiki, Ihrem Intranet oder in den Quellen Ihres Assistenten ab. Danach können Sie zum Beispiel:

• Ihrem internen Assistenten oder Chatbot Fragen dazu stellen, je nach System mit Quellenangabe
• Onboarding-Unterlagen und Einarbeitungspläne für neue Kolleginnen und Kollegen erstellen
• Schulungs- und Lernmaterialien, Checklisten und FAQs ableiten
• Inhalte in Präsentationen, Handbücher oder Lernvideos übernehmen
• Kunden-Chatbots und Serviceteams mit freigegebenem Fachwissen versorgen

Sollten wir Wissensinterviews mit einem eigenen Copilot-Agenten führen oder einen spezialisierten Anbieter beauftragen?

Beides ist möglich. Einen Agenten, der Fachleute befragt, kann Ihre IT selbst aufsetzen. Die eigentliche Arbeit liegt in der Methode: das Gespräch beim Thema halten, an der richtigen Stelle nachfragen, die Fragen auf Person und Thema ausrichten und aus vielen Gesprächen lesbare Seiten machen, die die befragte Person freigibt.

Phronora bringt diese Methode mit, dazu Kick-off, Begleitung und die Freigabe durch die interviewte Person. Copilot bleibt Ihr Werkzeug, Phronora steuert die Inhalte bei: Als Markdown exportiert, dienen die Wissensseiten Copilot und anderen Assistenten als Wissensquelle, sofern Ihr System eigene Quellen zulässt.

• Ein eigener Agent passt, wenn Ihre IT Zeit für Bau, Gesprächsführung und Pflege hat.
• Ein spezialisierter Anbieter passt, wenn die Fachbereiche schnell starten sollen und die IT nicht noch ein eigenes Projekt aufsetzen will.
• In beiden Fällen gilt: Inhalte sollten geprüft sein, bevor eine KI sie weitergibt.

Wie baut man eine Wissensbasis für Copilot auf, wenn vieles nie aufgeschrieben wurde?

Zuerst muss das Wissen als Text vorliegen, erst dann lässt es sich anbinden. Ein verwandter Befund aus der Forschung: Wer bei der Arbeit am Computer laut denkt, hält mehr Gestaltungsentscheidungen und Erklärungen zum Vorgehen fest als mit herkömmlicher Dokumentation, bei ähnlich empfundenem Aufwand (Nutzerstudie; Krosnick u. a.).

Für Copilot, ein internes Sprachmodell oder einen Chatbot eignen sich Texte, die ein Thema je Seite behandeln, klar gegliedert sind, interne Begriffe erklären und von jemandem geprüft wurden, der sich auskennt. Wissensseiten sind einheitlich gegliedert und von der interviewten Person freigegeben. Vor der Freigabe kann sie im eigenen Transkript nachlesen, was sie gesagt hat.

Wer welche Wissensseiten über Copilot oder einen Assistenten sehen darf, steuern Sie in Ihrem Zielsystem, etwa getrennt nach Fachbereichen.

Quelle: Krosnick u. a.